Privacyverklaring
Secure Logistics hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en daarom behandelen en beveiligen wij persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid.
Doeleinden waarvoor wij gegevens verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het sluiten van een overeenkomst, en het traject dat daaraan voorafgaat
- Het controleren van uw kredietwaardigheid wanneer je als klant XS-ID’s wilt aanvragen
- Het beheren van jouw abonnement
- Het factureren van de geleverde dienstverlening
- Het verzenden van onze nieuwsbrief en serviceberichten om jou en jouw medewerkers te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
- Het onderhouden van contact. Dit contact kan telefonisch zijn maar hieronder verstaan wij ook als je ons via e-mail benadert, het contactformulier invult, gebruik maakt van de chatfunctie, meedoet aan enquêtes, prijsvragen of (panel)onderzoeken, gebruik maakt van onze websites, inlogt op je account, jij je aanmeldt voor nieuwsbrieven of ons via sociale media benadert
- Het verder verbeteren van onze dienstverlening
- Het realiseren en borgen van een passend betrouwbaarheidsniveau om met de XS-ID dienstverlening een betrouwbaar en integer toegangsproces te faciliteren.
- Om de XS-ID dienstverlening (waaronder CargoCard, Digital Safety Passport en PortKey) te leveren ten behoeve van onze klanten, zoals:
- het verstrekken van toegang aan medewerkers tot een omgeving waarbinnen XS-ID’s kunnen worden beheerd
- het produceren van XS-Keys om zo “OnCard” verificatie van personen met behulp van de XS-Key mogelijk te maken, en daarmee het logistieke proces en/of de toegangsregistratie op het terrein van een Kaartacceptant te kunnen automatiseren.
- het bewaren en beschikbaar maken van persoonsgegevens om daarmee verificatie van personen en de door hun gevolgde trainingen en instructies mogelijk te maken.
- het afhandelen van de betaling wanneer de XS-ID wordt gebruikt voor toegang tot een betaalde parkeerplaats of andere dienst.
Grondslagen op basis waarvan wij je gegevens verwerken
Secure Logistics baseert de verwerking van je gegevens op de volgende grondslagen:
- Toestemming van de betrokkene
- Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is
- Noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Secure Logistics, of een derde
Gegevens die wij verwerken wanneer je een contract met ons wilt afsluiten
Het afsluiten van een contract waarmee je toegang krijgt tot XS-ID Online (voorheen Secure Online) kan alleen wanneer een tekenbevoegde van de organisatie beschikt over een XS-ID. Heb je nog geen XS-ID? Vraag deze dan via de website van Secure Logistics. Vervolgens kun je online je bedrijfsprofiel aanvullen. Het gaat om de volgende gegevens: KVK-nummer, bedrijfsnaam, postadres, telefoonnummer, land, voertaal, informatie over de NIWO-transportvergunning (alleen voor transportondernemingen).
Het aanvragen van een XS-ID verloopt via de XS-ID Intake App. Als onderdeel van de aanvraagprocedure vragen wij je medewerking bij het verifiëren van je identiteit.
Je wordt hierover op de hoogte gesteld in een e-mail van Secure Logistics. Deze e-mail ontvang je wanneer jij je als tekenbevoegde hebt geregistreerd op de website van Secure Logistics om een contract af te sluiten, of wanneer jouw werkgever je daartoe heeft uitgenodigd.
Tijdens het intake proces wordt je op enig moment gevraagd een “selfie” te maken. Deze wordt vergeleken met de foto uit je ID-bewijs. De XS-ID Intake App heeft zich bewezen als een geschikt en veilig middel. Alle acties worden lokaal je telefoon uitgevoerd, zodat niemand toegang krijgt tot je gegevens en je foto. Er is op dit punt geen sprake van een “document trail’: na afronding van de aanvraag worden er geen gegevens in de app bewaard. Je ontvangt vooraf een overzicht zodat je precies kunt zien welke gegevens je verstuurt aan Secure Logistics. Zo weet je zeker dat je alleen de noodzakelijke gegevens aan Secure Logistics verstrekt. Voor het aanmaken van een XS-ID hebben wij de volgende gegevens van je nodig: telefoonnummer, naam, e-mailadres, geboortedatum, type ID-document, nummer ID-document, expiratiedatum ID-document, nationaliteit. Heb je vragen over de XS-ID Intake App? Neem dan gerust contact op met de Servicedesk van Secure Logistics.
Een XS-ID aanvragen voor toegang tot XS-ID Online
Een XS-ID is persoonsgebonden. Ben je geen tekenbevoegde en wil je toegang tot XS-ID Online, dan moet je een eigen XS-ID aanvragen. Je ontvangt daarvoor een uitnodiging van je organisatie. De aanvraagprocedure is verder gelijk aan de hierboven beschreven procedure.
Gegevens die wij van jou als klant delen met derden
Secure Logistics deelt jouw persoonsgegevens met derden:
- wanneer Secure Logistics een wettelijke verplichting heeft mee te werken aan een informatieverzoek van een Nederlandse of Europese opsporingsinstantie of toezichthoudende autoriteit
Vraag je een contract aan als XS-ID Houder dan delen wij je gegevens:
- ten behoeve van de kredietbeoordeling en aanvullende controle. Hierbij worden de volgende gegevens betreffende uw organisatie geverifieerd bij Creditsafe: kredietwaardigheid, KVK-nummer, geregistreerde handelsnaam, tekenbevoegde.
- om je vindbaar te maken voor koppeling binnen XS-ID Online
Verwerkingsverantwoordelijke
Verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is Secure Logistics B.V.
Hoe lang wij jouw gegevens bewaren
Accounts kunnen binnen het systeem verwijderd worden. Na deactivatie van het account zal Secure Logistics alle persoonsgegevens binnen zes maanden verwijderen. Een uitzondering geldt voor gegevens waarvoor Secure Logistics een wettelijke verplichting heeft deze langer te bewaren, bijvoorbeeld om te voldoen aan verplichtingen uit de belastingwetgeving.
Inzage, correctie en verwijdering
Als betrokkene heb je rechten onder de AVG, zoals het recht van inzage, het recht op verwijdering, en het recht op bezwaar. Wil je een beroep doen op jouw rechten, dan kun je daartoe een verzoek indienen bij Secure Logistics. Dit kan via FG@secure-logistics.nl.
Klachten
Heb je klachten over het gebruik van jouw persoonsgegevens? Je kunt jouw klacht indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van Secure Logistics via FG@secure-logistics.nl. Word je klacht niet naar tevredenheid opgelost dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de verwerking van persoonsgegevens binnen Nederland. Meer informatie is te vinden op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens. https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens.
Vragen
Heb je vragen over het gebruik van jouw gegevens en lukt het niet om de juiste persoon te vinden of het juiste antwoord te krijgen? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming van Secure Logistics via FG@secure-logistics.nl.