Stel direct uw vraag aan onze service desk

Privacy

Privacybescherming

Secure Logistics hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en daarom behandelen en beveiligen wij uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Ontwikkelingen op het gebied van privacy volgen we op de voet en we spannen ons maximaal in om te (blijven) voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Onderdeel daarvan is dat wij:

  • duidelijk – via deze privacyverklaring - vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken;
  • onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor die doeleinden;
  • persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk;
  • persoonsgegevens verwerken ter uitvoering van de community doelstellingen en toestemming aan betrokkenen vragen in gevallen waarin deze toestemming vereist is;
  • passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;

Wilt u weten welke gegevens wij van u verwerken? Klik dan op één van onderstaande doelgroepen:

Kaarthouder (= organisatie die XS-Keys afneemt)

Kaartacceptant (= organisatie waar XS-Keys worden geaccepteerd voor het betreden van het terrein en/of het volgen van een logistiek proces)

Kaartgebruiker (= de daadwerkelijke gebruiker van een CargoCard, Digital Safety Passport, of PortKey)

Overig

 

Kaarthouder (= organisatie die XS-Keys afneemt)

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend indien in overeenstemming met het doel waarvoor zij zijn verzameld, nl;

  • Het sluiten van een overeenkomst, en het faciliteren van een traject dat mogelijk leidt tot het sluiten van een overeenkomst.
  • Het afhandelen van uw betaling.
  • Het verzenden van onze nieuwsbrief en serviceberichten om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
  • Wanneer u contact heeft met Secure Logistics. Dit contact kan telefonisch zijn maar hieronder verstaan wij ook indien u ons via e-mail benadert, het contactformulier invult, gebruik maakt van de chatfunctie, meedoet aan enquêtes, prijsvragen of (panel)onderzoeken, gebruik maakt van onze websites, inlogt op uw account, u aanmeldt voor nieuwsbrieven of ons via social media benadert;

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens ten behoeve van u als kaarthouder. Het gaat daarbij om de volgende doeleinden:

  • Om u als medewerker/contactpersoon van de kaarthouder toegang te verstrekken tot een omgeving waarbinnen XS-Keys kunnen worden beheerd.
  • Het produceren van XS-Keys om zo “OnCard” verificatie van personen met behulp van de XS-Key mogelijk te maken, en daarmee het logistieke proces en/of de toegangsregistratie op het terrein van een Kaartacceptant te kunnen automatiseren.
  • Het beschikbaar houden van persoonsgegevens van Kaartgebruikers die in het bezit van een geldige XS-Key in de XS-Key Portal, om daarmee verificatie van personen en de door hun gevolgde trainingen en instructies mogelijk te maken bij terreinen waar geen kaartlezer aanwezig is.

Bewaartermijn

Accounts kunnen binnen het systeem verwijderd worden. Na deactivatie van het account zal Secure Logistics alle persoonsgegevens binnen drie maanden verwijderen. Een uitzondering geldt voor gegevens waarvoor Secure Logistics een wettelijke verplichting heeft deze langer te bewaren, bijvoorbeeld om te voldoen aan verplichtingen uit de belastingwetgeving.

Inzage, correctie en verwijdering

Wilt u weten welke gegevens wij van u hebben opgeslagen (recht van inzage) of wilt u een beroep doen op een ander privacyrecht, dan moet u het verzoek daartoe indienen bij uw werkgever/kaarthouder. De Kaarthouder zal het verzoek tot inzage, correctie of verwijdering doorsturen aan Secure Logistics. Vanuit Secure Logistics worden de gegevens aangeleverd aan de werkgever/kaarthouder. Desgewenst zal Secure Logistics het interne onderzoek uitbreiden met persoonsgegevens vallen onder de verantwoordelijkheid van Secure Logistics. Voor dit laatste kunt u ook direct een verzoek indienen bij Secure Logistics. Dit kan via FG@secure-logistics.nl.

Klachten

Hebt u klachten over het gebruik van uw persoonsgegevens? U wendt zich dan in eerste instantie tot de Kaarthouder (vaak uw werkgever). Daarnaast kan het helpen ook de Functionaris Gegevensbescherming van Secure Logistics in te schakelen. Doe dat altijd in overleg met de Kaarthouder. Dit kan via FG@secure-logistics.nl.

 

Wordt uw klacht niet naar tevredenheid opgelost dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de verwerking van persoonsgegevens binnen Nederland. Meer informatie is te vinden op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens. https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens.

 

Vragen

Hebt u vragen over het gebruik van uw gegevens binnen het XS-Key Systeem en lukt het u niet om de juiste persoon te vinden of het juiste antwoord te krijgen? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming van Secure Logistics via FG@secure-logistics.nl.

 

Kaartacceptant (= organisatie waar XS-Keys worden geaccepteerd voor het betreden van het terrein en/of het volgen van een logistiek proces)

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend indien in overeenstemming met het doel waarvoor zij zijn verzameld, nl;

  • Het sluiten van een overeenkomst, en het faciliteren van een traject dat mogelijk leidt tot het sluiten van een overeenkomst.
  • Het afhandelen van uw betaling.
  • Het verzenden van onze digitale nieuwsbrief en/of serviceberichten om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten.
  • Wanneer u contact heeft met Secure Logistics. Dit contact kan telefonisch zijn maar hieronder verstaan wij ook indien u ons via e-mail benadert, het contactformulier invult, gebruik maakt van de chatfunctie, meedoet aan enquêtes, prijsvragen of (panel)onderzoeken, gebruik maakt van onze websites, inlogt op uw account, u aanmeldt voor nieuwsbrieven of ons via social media benadert.

Als kaartacceptant ontvangt u de gegevens direct van de kaartgebruiker (= de daadwerkelijke gebruiker van een Cargo Card, DSP, of PortKey). Als kaartacceptant bent u in dat opzicht aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke. Deze verantwoordelijkheid deelt u met Secure Logistics en daarover zijn aparte afspraken gemaakt en vastgelegd. Het kan voorkomen dat wij toegang krijgen tot gegevens van kaartgebruikers, bijvoorbeeld in het kader van een serviceverzoek. Deze gegevens verwerken wij dan ten behoeve van u als kaartacceptant.

Inzage, correctie en verwijdering

Wilt u weten welke gegevens wij van u hebben opgeslagen (recht van inzage) of wilt u een beroep doen op een ander privacyrecht, dan kunt u een verzoek daartoe indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van Secure Logistics via FG@secure-logistics.nl.

Klachten

Hebt u klachten over het gebruik van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming van Secure Logistics via FG@secure-logistics.nl.

Wordt uw klacht niet naar tevredenheid opgelost dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de verwerking van persoonsgegevens binnen Nederland. Meer informatie is te vinden op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens.

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens.

 

Vragen

Hebt u vragen over het gebruik van uw gegevens binnen het XS-Key Systeem en lukt het u niet om de juiste persoon te vinden of het juiste antwoord te krijgen? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming van Secure Logistics via FG@secure-logistics.nl.

 

 

Kaartgebruiker (= de daadwerkelijke gebruiker van een CargoCard, Digital Safety Passport, of PortKey)

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend indien in overeenstemming met het doel waarvoor zij zijn verzameld, nl;

  • Wanneer u contact heeft met Secure Logistics. Dit contact kan telefonisch zijn maar hieronder verstaan wij ook indien u ons via e-mail benadert, het contactformulier invult, gebruik maakt van de chatfunctie, meedoet aan enquêtes, prijsvragen of (panel)onderzoeken, gebruik maakt van onze websites, inlogt op uw account, u aanmeldt voor nieuwsbrieven of ons via social media benadert;

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens ten behoeve van de Kaarthouder. In veel gevallen is dat uw werkgever. Het gaat daarbij om de volgende doeleinden:

  • Het produceren van XS-Key Cards om zo “OnCard” verificatie van personen met behulp van de XS-Key mogelijk te maken, en daarmee het logistieke proces en/of de toegangsregistratie op het terrein van een Kaartacceptant te kunnen automatiseren.
  • Gegevens ten behoeve van registratie van de kaart.
  • Het beschikbaar houden van persoonsgegevens van Kaartgebruikers die in het bezit van een geldige XS-Key in de XS-Key Portal, om daarmee verificatie van personen en de door hun gevolgde trainingen en instructies mogelijk te maken bij terreinen waar geen kaartlezer aanwezig is.
  • Om bij het betreden van het terrein de kaartacceptant inzicht te geven in de juistheid en geldigheid van uw diploma’s, certificaten en door u gevolgde cursussen en trainingen. Hiertoe halen wij gegevens op bij  certificaat- en diplomaregisters door middel van beveiligde koppelingen.

Persoonsgegevens die wij verwerken

NAW-gegevens, geslacht, geboortedatum, geboorteland, nationaliteit, documentnummer identiteitsdocument, gegevens over uw werkgever, gegevens over door u gevolgde trainingen/opleidingen, mailadres en telefoonnummer.

Bijzondere persoonsgegevens die wij verwerken

Secure Logistics verwerkt de volgende bijzondere persoonsgegevens

 

Biometrische gegevens

Wanneer uw werkgever een XS-Key heeft aangevraagd, dan maken wij met u een afspraak om deze te activeren. Tijdens dat activeren wordt een biometrische template gemaakt. Dit geschiedt op basis van het aderpatroon van uw linker middelvinger en/of het volume van uw hand. Deze template is geen afbeelding, maar een cijfermatige code die niet direct terug te vertalen naar het oorspronkelijke biometrische kenmerk. De template slaan we met extra beveiliging op in de chip van uw XS-Key. Doordat de template nergens anders staat opgeslagen, kunt u deze eenvoudig zelf vernietigen, namelijk door het doorknippen van de chip op de kaart. Alleen met de apparatuur van Secure Logistics is het mogelijk om toegang te verkrijgen tot de template.

Pasfoto

Voorafgaand aan het activeren van de XS-Key vragen wij u om een pasfoto. Deze foto wordt geprint op de XS-Key, zodat identificatie ter plaatse door medewerkers van de locatie mogelijk blijft (niet overal op het terrein zijn immers lezers/scanners voor handen). De pasfoto wordt ook gebruikt ten behoeve van persoonsverificatie via de XS-Key Portal.

 

Verificatie ID-bewijs

Bent u eenmaal in het bezit van een XS-Key dan hoeft u bij veel organisaties geen paspoort meer te overleggen om toegang te verkrijgen. Zo laat u minder persoonsgegevens achter. Om dat mogelijk te maken controleren wij uw paspoort op echtheid. Deze controle geschiedt in overeenstemming met eerdere uitspraken van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bewaartermijnen

Op basis van afspraken met Kaarthouders en Kaartacceptanten hanteert Secure Logistics ten aanzien van de verzamelde persoonsgegevens de volgende bewaartermijnen:

Persoonsgegevens

Bewaartermijn

Aanmaakdatum

Na activatie kaart verwijderen

Verwerkingsdatum

Na activatie kaart verwijderen

Gewenste expiratiedatum

3 maanden na stopzetten kaart

Gewenste begindatum

Na activatie kaart verwijderen

Type ID

3 maanden na stopzetten kaart

ID-nummer

3 maanden na stopzetten kaart

Verloopdatum ID-Bewijs

3 maanden na stopzetten kaart

PassPhoto File

3 maanden na stopzetten kaart

Initialen

2 jaar na stopzetten kaart

Tussenvoegsel

2 jaar na stopzetten kaart

Achternaam

2 jaar na stopzetten kaart

Talen

3 maanden na stopzetten kaart

Nationaliteit

3 maanden na stopzetten kaart

Geboorteplaats

3 maanden na stopzetten kaart

Geboorteland

2 jaar na stopzetten kaart

Geboortedatum

2 jaar na stopzetten kaart

Card Status

3 maanden na stopzetten kaart

Eerste functie

3 maanden na stopzetten kaart

RequestType (expiration, change, new)

Na activatie kaart verwijderen

Request Status

Na activatie kaart verwijderen

Card Type

3 maanden na stopzetten kaart

Card UserID

2 jaar na stopzetten kaart

Company

3 maanden na stopzetten kaart

 

Het verkrijgen van toegang met de XS-Key of via de XS-Key Portal

Wanneer u de XS-Key gebruikt om toegang te krijgen tot een locatie dan verstrekt u een aantal gegevens aan de Kaartacceptant (=de organisatie van het terrein dat u betreedt). In de meeste gevallen gaat het om de volgende gegevens:

  • Uw User-ID
  • De naam en het nummer van het bedrijf dat de kaart heeft aangevraagd.
  • Uw voorletters en achternaam
  • Het Mifare nummer dat hoort bij de XS-Key
  • Het type van de XS Key dat wordt aangeboden, bijvoorbeeld Cargo Card.
  • Het IAN nummer
  • De Uitgiftedatum van de XS-Key
  • De expiratiedatum van XS-Key

Kijk op het overzicht van acceptanten om te zien welke persoonsgegevens u achterlaat bij het gebruik van de XS-Key.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Wilt u weten welke gegevens Secure Logistics van u heeft opgeslagen (recht van inzage) of wilt u een beroep doen op een ander privacyrecht, dan moet u het verzoek daartoe indienen bij uw werkgever/kaarthouder. De Kaarthouder zal het verzoek tot inzage, correctie of verwijdering doorsturen aan Secure Logistics. Vanuit Secure Logistics worden de gegevens aangeleverd aan de werkgever/kaarthouder.

Truckparking

U kunt de XS-Key gebruiken om toegang te krijgen tot verschillende truck parkings (o.a. Maasvlakte Plaza). U verstrekt daarmee gegevens aan de exploitant van het parkeerterrein. De exploitant zal uw gegevens, inclusief gegevens over parkeertransacties op zijn beurt verstrekken aan Secure Logistics, om zo facturering mogelijk te maken.

Klachten

Hebt u klachten over het gebruik van uw persoonsgegevens? U wendt zich dan in eerste instantie tot de Kaarthouder of de Kaartacceptant (afhankelijk van de verwerking waarop uw klacht betrekking heeft). Daarnaast kan het helpen ook de Functionaris Gegevensbescherming van Secure Logistics in te schakelen. Doe dat altijd in overleg met de Kaarthouder of Kaartacceptant. Dit kan via FG@secure-logistics.nl.

 

Wordt uw klacht niet naar tevredenheid opgelost dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de verwerking van persoonsgegevens binnen Nederland. Meer informatie is te vinden op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens. https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens.

 

Vragen

Hebt u vragen over het gebruik van uw gegevens binnen het XS-Key Systeem en lukt het u niet om de juiste persoon te vinden of het juiste antwoord te krijgen? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming van Secure Logistics via FG@secure-logistics.nl.

Overig

Om onze dienstverlening aan de XSKey community te kunnen uitvoeren verzamelt en verwerkt Secure Logistics de door u verstrekte persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt indien in overeenstemming met het doel waarvoor zij zijn verzameld, nl;

Wanneer u contact heeft met Secure Logistics. Dit contact kan telefonisch zijn maar hieronder verstaan wij ook indien u ons via e-mail benadert, het contactformulier invult, gebruik maakt van de chatfunctie, meedoet aan enquêtes, prijsvragen of (panel)onderzoeken, gebruik maakt van onze websites, inlogt op uw account, u aanmeldt voor nieuwsbrieven of ons via social media benadert;

Om leden en haar medewerkers van onze (nieuwe) producten en diensten op de hoogte te houden, rechtstreeks maar ook bijvoorbeeld door campagnes via social media, waarbij Secure Logistics rekening tracht te houden met voorkeuren op basis van afgenomen producten en/of diensten en interesses op basis van met uw toestemming vastgelegd gebruik van onze websites.

Minderjarigen

Secure Logistics heeft niet de intentie om informatie te verwerken noch gegevens te verzamelen over personen die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij met toestemming van ouders of voogd. Als U er van overtuigd bent dat wij informatie verwerken of zonder genoemde toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neemt u dan contact met ons op via fg@secure-logistics.nl, dan zullen wij deze informatie verwijderen.

Delen met anderen

Secure Logistics verkoopt uw gegevens niet aan derden. Persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt indien in overeenstemming met het doel waarvoor zij zijn verzameld of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Secure Logistics blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies

Onze website bevat artikelen en video's die gedeeld kunnen worden via social media. Voor de cookies die onze derde partijen plaatsen en de mogelijke data die zij verzamelen, verwijzen wij naar de verklaringen die deze partijen op hun eigen website daarover geven. Deze verklaringen kunnen regelmatig wijzigen. Secure Logistics heeft daar geen invloed op. 

Beveiliging

Secure Logistics neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan en is in het bezit van het ISO27001 certificaat. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze Servicedesk of via info@secure-logistics.nl.


Nieuwsbrief en contactformulier

Wij bieden u een nieuwsbrief waarmee wij geïnteresseerden informeren over onze standpunten, maatschappelijke en economische ontwikkelingen relatie tot de community,  producten en/of diensten. Uw e-mailadres wordt slechts met uw voorafgaande toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Het feit dat u op de verzendlijst staat, betekent dat u op een eerder moment toestemming hebt gegevens. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Als u een contactformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens de u ons toestuurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

Uw e-mailadres wordt verder gebruikt voor het toesturen van informatie over (nieuwe) producten en diensten door Secure Logistics indien u daarvoor toestemming heeft gegeven. Die toestemming kunt u altijd intrekken door gebruik te maken van de afmeldlink in het toegezonden e-mailbericht of door een e-mail te sturen naar Secure-Logistics , onder vermelding van AVG, FG@secure-logistics.nl

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Secure Logistics behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy- en cookiebeleid. Wij adviseren u dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien Secure Logistics een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop Secure Logistics uw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website(s) en in nieuwsbrieven.

Webdevelopment by Portstream Media